Novità in arrivo nel 2025 per quanto riguarda la tracciabilità delle spese inerenti ai viaggi di lavoro. Secondo quanto contenuto dalla Legge di Bilancio 2025, per dedurre costi come vitto, alloggio, trasporti o trasferte, è necessario che i pagamenti vengano effettuati tramite metodi tracciabili, come sistemi bancari o carte elettroniche. Questo vale anche per spese di rappresentanza e rimborsi legati all’attività professionale.
Spese per viaggi di lavoro, le novità contenute nella Legge di Bilancio 2025
Innanzitutto, è bene precisare che solamente i professionisti che operano con regime fiscale ordinario possono dedurre alcune spese legate a viaggi e trasferte. I lavoratori con regime forfettario, invece, non hanno accesso a tali benefici.
Quali spese sono deducibili?
Le spese deducibili devono essere strettamente connesse all’attività lavorativa e utili per il proprio business. Ad esempio, sono da considerarsi spese deducibili quelle sostenute per la partecipazione a convegni o corsi di formazione, per incontri con soci o potenziali clienti o per viaggi finalizzati alla valutazione di nuove sedi o opportunità lavorative.
Limitazioni e documentazione
È fondamentale distinguere tra spese professionali e personali. Se un viaggio combina lavoro e svago, è possibile dedurre solo le spese relative al periodo lavorativo. Ad esempio, se si partecipa a un convegno di due giorni e si prolunga il soggiorno per altri tre giorni, solo i costi dei primi due giorni possono essere dedotti. Per giustificare le deduzioni, è essenziale conservare documenti che dimostrino l’attinenza delle spese all’attività lavorativa, come ricevute, attestazioni o contratti.
Regole specifiche e limiti di deduzione
L’Agenzia delle Entrate prevede limiti precisi per alcune spese:
- Auto aziendali: deducibili al 20% fino a 18.075,99 euro, con IVA detraibile al 40%. Per agenti di commercio, la deducibilità sale all’80% e l’IVA al 100%.
- Vitto e alloggio: deducibili al 75%, con IVA interamente detraibile.
- Spese di rappresentanza: deducibili entro limiti proporzionali ai ricavi dell’impresa: 1,5% per ricavi fino a 10 milioni di euro, 0,6% per ricavi tra 10 e 50 milioni di euro, 0,4% per ricavi oltre 50 milioni di euro.
Per massimizzare i benefici fiscali, è essenziale pianificare le spese professionali con attenzione, rispettando i requisiti di tracciabilità e conservando la documentazione necessaria. In caso di dubbi, è consigliabile consultare un esperto fiscale per evitare errori e sfruttare al meglio le opportunità offerte dalla normativa.